Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben wird:

SSR DigitalCraft, Inh. Sivakumar · Einzelunternehmen

Mühlestrasse 6b, 6313 Edlibach, Schweiz

E-Mail: info@ssr-digitalcraft.ch

Telefon: +41 79 770 91 28

Web: www.ssrdigitalcraft.ch

Bei Leistungen, bei denen SSR Personendaten ausschliesslich im Auftrag eines Kunden bearbeitet, kann der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher und SSR Auftragsbearbeiter sein. Solche Bearbeitungen werden bei Bedarf zusätzlich in einer Auftragsbearbeitungsvereinbarung (AVV) geregelt.

2. Zweck und Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie SSR Personendaten im Zusammenhang mit der Website, Geschäftsanbahnung, Kunden- und Partnerbeziehungen, Projektabwicklung, Support, Kommunikation, Marketing, Bewerbungen sowie den eingesetzten IT- und Cloud-Diensten bearbeitet.

Personendaten sind Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Besonders schützenswerte Personendaten werden nur bearbeitet, wenn dies erforderlich und rechtlich zulässig ist.

3. Grundsätze der Datenbearbeitung

SSR bearbeitet Personendaten nach den anwendbaren datenschutzrechtlichen Grundsätzen, insbesondere nach Treu und Glauben, verhältnismässig, zweckgebunden und mit angemessenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen.

SSR bemüht sich, nur diejenigen Daten zu bearbeiten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind, und Daten zu berichtigen oder zu löschen, wenn sie unrichtig oder nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

4. Kategorien von Personendaten

Je nach Beziehung zu SSR können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden: Stammdaten wie Name, Firma, Funktion und Adresse; Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer; Vertrags-, Angebots-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen; Projekt- und Kommunikationsdaten; technische Daten wie IP-Adresse, Geräte-, Browser- und Logdaten; Nutzungs- und Interaktionsdaten; Supportinformationen; Zugangsinformationen ohne unnötige Speicherung geheimer Authentisierungswerte; Marketing- und Einwilligungsdaten; Bewerbungsunterlagen; sowie Daten, die Kunden im Rahmen eines Projekts bereitstellen.

Wenn Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, können sie insbesondere von Arbeitgebern bzw. Geschäftspartnern, öffentlich zugänglichen Quellen, Unternehmenswebsites, Verzeichnissen, Empfehlungen oder vom jeweiligen Kunden stammen.

5. Zwecke der Bearbeitung

SSR bearbeitet Personendaten insbesondere für folgende Zwecke: Betrieb und Sicherheit der Website und IT-Systeme; Beantwortung von Anfragen; Akquise und Geschäftsanbahnung; Erstellung von Offerten und Verträgen; Kunden-, Lieferanten-, Freelancer- und Partnerverwaltung; Durchführung und Dokumentation von Projekten; Support und Wartung; Rechnungsstellung und Buchhaltung; Erfüllung gesetzlicher Pflichten; Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen; Qualitätssicherung und interne Organisation; Kommunikation und Terminplanung; Marketing und Pflege von Geschäftsbeziehungen; Analyse und Verbesserung von Website, Leistungen und Prozessen; sowie Recruiting, soweit anwendbar.

SSR kann Daten auch bearbeiten, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung berechtigter geschäftlicher Interessen oder auf Grundlage einer erforderlichen Einwilligung notwendig ist. Soweit die DSGVO anwendbar ist, werden die entsprechenden Rechtsgrundlagen projektspezifisch berücksichtigt.

6. Website, Server- und Logdaten

Beim Besuch der Website können der Webserver bzw. eingesetzte Infrastruktur- und Sicherheitsdienste technische Daten verarbeiten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seiten oder Dateien, Referrer, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen sowie Status- und Fehlerdaten.

Diese Daten dienen insbesondere der technischen Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention.

7. Kontaktaufnahme und Kontaktformulare

Wenn Personen SSR per E-Mail, Telefon, Kontaktformular, Social Media oder über andere Kanäle kontaktieren, bearbeitet SSR die übermittelten Kontakt- und Kommunikationsdaten, um die Anfrage zu beantworten, eine mögliche Geschäftsbeziehung zu prüfen und die weitere Kommunikation zu dokumentieren.

Pflichtfelder in Formularen sollen auf die für die jeweilige Anfrage notwendigen Angaben beschränkt werden. Freiwillige Zusatzangaben werden für den erkennbaren Zweck der Anfrage bearbeitet.

8. Leads, Akquise und CRM

SSR kann geschäftliche Kontaktdaten potenzieller Kunden, Ansprechpartner und Netzwerkpartner erfassen, um Dienstleistungen vorzustellen, Anfragen nachzuverfolgen, Gespräche zu dokumentieren und Geschäftsbeziehungen aufzubauen.

Die Daten können direkt von der betroffenen Person, aus Empfehlungen, geschäftlichen Netzwerken, öffentlich zugänglichen Unternehmensquellen oder anderen rechtmässigen Quellen stammen. SSR beachtet bei werblicher Kommunikation zusätzlich die anwendbaren Regeln gegen unlautere oder unerwünschte Kommunikation.

Im CRM können insbesondere Firma, Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten, Quelle des Kontakts, Gesprächsnotizen, Interessen, Angebotsstatus, Termine und Follow-up-Informationen gespeichert werden.

9. Kunden-, Projekt- und Vertragsdaten

Für Offerten, Verträge, SOWs, Change Requests, Projektsteuerung, Abnahmen, Übergaben, Support und Rechnungsstellung bearbeitet SSR die dafür erforderlichen Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Projekt-, Kommunikations- und Abrechnungsdaten.

Projektbezogene Daten werden nur denjenigen Personen und Dienstleistern zugänglich gemacht, die sie zur Leistungserbringung benötigen. Bei vertraulichen Projekten können zusätzliche NDA-, Berechtigungs- und Sicherheitsregeln gelten.

10. Zugangsdaten und technische Secrets

SSR kann im Rahmen von Projekten Zugriff auf Kundenkonten, Domains, Hosting, CMS, Cloud-Plattformen, APIs oder andere Systeme benötigen. Wo möglich werden individuelle Benutzerkonten, Rollen und sichere Einladungsmechanismen verwendet.

Passwörter, 2FA-Codes, Recovery-Codes, API-Schlüssel, Tokens und private Schlüssel sollen nicht in allgemeinen Projektunterlagen oder ungeschützt per E-Mail gespeichert werden. Für solche Informationen werden geeignete sichere Übertragungskanäle und Passwort-/Secret-Management-Verfahren eingesetzt.

Nicht mehr benötigte temporäre Zugänge werden nach Projektende oder Wegfall des Zwecks nach dem vereinbarten Prozess entfernt, reduziert oder zurückgegeben.

11. Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungsdaten

SSR bearbeitet Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten zur Vertragserfüllung, Zahlungsabwicklung, Mahnung, Finanzbuchhaltung, Steuer- und Nachweispflichten. Dazu können Rechnungsadresse, Ansprechpartner, Rechnungspositionen, Zahlungsstatus, Bankreferenzen und buchhalterische Belege gehören.

Die Aufbewahrung richtet sich nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und berechtigten Nachweisinteressen.

12. Newsletter und Marketingkommunikation

Soweit SSR Newsletter oder vergleichbare elektronische Marketingkommunikation anbietet, werden Kontaktdaten und gegebenenfalls Interaktionsdaten für den Versand und die Erfolgsmessung bearbeitet. Wo erforderlich, erfolgt der Versand auf Grundlage einer Einwilligung oder einer anderen zulässigen Grundlage.

Empfänger können sich über den vorgesehenen Abmeldemechanismus oder durch Mitteilung an SSR von freiwilligen Marketingnachrichten abmelden. Notwendige projekt- oder vertragsbezogene Kommunikation bleibt davon unberührt.

13. Cookies, lokale Speichertechnologien und Consent

Die Website kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien einsetzen. Optionale Analyse-, Marketing-, Medien- oder Drittanbieterfunktionen dürfen erst entsprechend der tatsächlich erforderlichen Einwilligungs- bzw. Informationslogik aktiviert werden.

Browser- und Consent-Einstellungen können die Funktionalität einzelner Websitebestandteile beeinflussen.

14. Webanalyse, SEO und Performance

SSR kann Analyse-, Search-Console-, Performance- oder SEO-Dienste einsetzen, um Reichweite, technische Qualität und Nutzung der Website zu verstehen und zu verbessern. Dabei können technische Kennungen, IP-/Geräteinformationen, Seitenaufrufe, Ereignisse und Interaktionsdaten bearbeitet werden.

15. Google Business Profile und Karten-/Unternehmensdienste

SSR kann ein Unternehmensprofil und weitere Funktionen von Suchmaschinen- oder Kartendiensten nutzen. Bei Interaktionen mit solchen Diensten bearbeiten die jeweiligen Plattformbetreiber Daten nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. SSR erhält je nach Dienst beispielsweise Nachrichten, Bewertungen, Statistiken oder Interaktionsinformationen.

16. Social Media und externe Plattformen

SSR kann Präsenzen auf sozialen Netzwerken und Business-Plattformen betreiben, beispielsweise LinkedIn oder Instagram. Wenn Nutzer mit diesen Profilen interagieren, können sowohl SSR als auch die jeweilige Plattform Personendaten bearbeiten.

SSR bearbeitet insbesondere Nachrichten, Kommentare, geschäftliche Kontaktdaten und Interaktionsinformationen, soweit dies für Kommunikation, Community Management, Marketing oder Geschäftsanbahnung erforderlich ist. Für die darüber hinausgehende Bearbeitung durch die Plattformbetreiber gelten deren eigene Datenschutzinformationen.

17. Microsoft 365, Kollaboration und Cloud-Dienste

SSR kann Cloud- und Kollaborationsdienste für E-Mail, Dokumente, Termine, Projektarbeit, Kommunikation und Dateiablage einsetzen, beispielsweise Microsoft 365, Outlook, Teams, SharePoint oder vergleichbare Dienste.

Dabei können Stamm-, Kontakt-, Kommunikations-, Dokument-, Projekt-, Termin- und technische Metadaten verarbeitet werden.

18. AI-Dienste und Automationen

SSR kann AI- und Automationsdienste für interne Arbeitsabläufe oder vereinbarte Kundenleistungen einsetzen. Je nach Anwendungsfall können dabei Eingaben, Projektinformationen, technische Metadaten oder andere Daten an einen AI-/Automationsanbieter übermittelt werden.

Vertrauliche, besonders schützenswerte oder anderweitig sensible Personendaten sollen nur dann in externe AI-Dienste eingegeben werden, wenn dies für den konkreten Zweck erforderlich, vertraglich vorgesehen und datenschutzrechtlich zulässig ist. SSR prüft dabei insbesondere Datenminimierung, Anbieterbedingungen, Aufbewahrung, Trainingseinstellungen, Zugriffsrechte und internationale Datenübermittlungen.

19. Hosting, IT-Sicherheit und technische Dienstleister

SSR kann Hosting-, Domain-, DNS-, CDN-, E-Mail-, Backup-, Security-, Monitoring- und andere IT-Dienstleister einsetzen. Diese können technische Daten und - je nach Dienst - Inhalts-, Kontakt- oder Projektdaten bearbeiten.

SSR wählt Dienstleister unter Berücksichtigung der erforderlichen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen aus und schliesst, soweit erforderlich, geeignete Verträge zur Auftragsbearbeitung ab.

20. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personendaten können, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich, insbesondere folgenden Kategorien von Empfängern bekanntgegeben werden: IT-, Hosting-, Cloud- und Kommunikationsanbieter; Zahlungs- und Finanzdienstleister; Buchhaltung/Treuhand; Freelancer und Subunternehmer; technische Projektpartner; Analyse- und Marketingdienstleister; Rechts-, Steuer- und andere professionelle Berater; Behörden und Gerichte bei gesetzlicher Pflicht oder zur Rechtsdurchsetzung; sowie Kunden bzw. Vertragspartner im Rahmen des jeweiligen Projekts.

Eine Bekanntgabe erfolgt nur soweit erforderlich und unter Beachtung der anwendbaren Vertraulichkeits-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

21. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

Einige Dienstleister oder deren Unterauftragsbearbeiter können sich ausserhalb der Schweiz befinden oder Daten auf Systemen im Ausland bearbeiten.

Liegt nach schweizerischem Datenschutzrecht kein angemessenes Datenschutzniveau vor, stützt SSR eine Übermittlung - soweit erforderlich - auf geeignete Garantien, insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln mit den notwendigen schweizerischen Anpassungen und gegebenenfalls zusätzliche technische oder organisatorische Massnahmen, oder auf eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme.

22. Auftragsbearbeitung für Kunden

Wenn SSR im Rahmen von Websites, Software, Hosting, Support, AI-Automationen oder anderen Projekten Personendaten im Auftrag eines Kunden bearbeitet, erfolgt dies grundsätzlich nach dokumentierten Weisungen und im Rahmen des vereinbarten Zwecks.

Je nach Projekt werden Gegenstand und Dauer, Datenarten, betroffene Personen, Sicherheitsmassnahmen, Unterauftragsbearbeiter, Auslandtransfers, Löschung/Rückgabe und Unterstützungspflichten in einer separaten AVV geregelt.

Der Kunde ist grundsätzlich dafür verantwortlich, dass die von ihm veranlasste Bearbeitung und die an SSR übermittelten Daten rechtmässig sind, soweit die gesetzliche Verantwortungszuordnung nichts anderes vorsieht.

23. Freelancer, Partner und Subunternehmer

SSR kann für Projekte geeignete Freelancer, Entwickler, Designer, Spezialisten oder andere Partner einsetzen. Diese erhalten nur Zugriff auf die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten und werden, soweit erforderlich, vertraglich zu Vertraulichkeit, Datenschutz und angemessener Sicherheit verpflichtet.

Wenn ein solcher Dienstleister als Unterauftragsbearbeiter tätig wird, werden die Anforderungen der jeweiligen AVV und die anwendbaren Datenschutzregeln berücksichtigt.

24. Datensicherheit

SSR trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder unzulässiger Offenlegung zu schützen. Dazu können insbesondere rollenbasierte Berechtigungen, MFA, Passwort-/Secret-Management, sichere Geräte, Updates, Backups, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und organisatorische Prozesse gehören.

Kein System bietet absolute Sicherheit. Sicherheitsmassnahmen werden risikobasiert weiterentwickelt und an die eingesetzten Systeme und Bearbeitungen angepasst.

25. Verletzungen der Datensicherheit

SSR behandelt erkannte Datenschutz- und Sicherheitsvorfälle nach den anwendbaren gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben. Soweit SSR als Auftragsbearbeiter tätig ist, informiert SSR den verantwortlichen Kunden nach Massgabe der AVV bzw. der anwendbaren Pflichten.

Ob eine Meldung an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten oder eine Information betroffener Personen erforderlich ist, wird anhand der gesetzlichen Voraussetzungen und des konkreten Risikos beurteilt.

26. Aufbewahrungsdauer

SSR speichert Personendaten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, eine Geschäfts- oder Vertragsbeziehung besteht, gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten gelten oder berechtigte Nachweis-, Sicherheits- oder Rechtsdurchsetzungsinteressen bestehen.

Konkrete Fristen können je nach Datenkategorie unterschiedlich sein. Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen können insbesondere während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

27. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten SSR über sie bearbeitet. Je nach Voraussetzungen können sie zudem die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung bzw. Vernichtung, die Einschränkung oder Unterlassung bestimmter Bearbeitungen, die Herausgabe oder Übertragung von Daten sowie weitere gesetzlich vorgesehene Ansprüche geltend machen.

Einwilligungen können, soweit die Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht, grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine bereits rechtmässig erfolgte Bearbeitung wird dadurch nicht rückwirkend unzulässig.

Anfragen sind an info@ssr-digitalcraft.ch zu richten. SSR kann zur Verhinderung unbefugter Datenherausgabe einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen. Gesetzliche Einschränkungen oder Ausnahmen bleiben vorbehalten.

28. Automatisierte Einzelentscheidungen und Profiling

Falls künftig eine solche automatisierte Einzelentscheidung eingesetzt wird, werden die betroffenen Personen nach den anwendbaren gesetzlichen Vorgaben informiert und erhalten die gesetzlich vorgesehenen Möglichkeiten, ihren Standpunkt darzulegen und eine menschliche Überprüfung zu verlangen.

Profiling oder Profiling mit hohem Risiko wird nur eingesetzt, soweit dies für einen konkreten Zweck vorgesehen, transparent gemacht und rechtlich zulässig ist.

29. Bewerbungen und Freelancer-Anfragen

Bei Bewerbungen, Praktikums-, Freelancer- oder Kooperationsanfragen bearbeitet SSR die eingereichten Kontaktdaten, Lebensläufe, Qualifikationen, Arbeitsproben, Korrespondenz und weitere freiwillig übermittelte Angaben zur Prüfung einer möglichen Zusammenarbeit.

Nicht benötigte Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlprozesses innerhalb einer intern festgelegten Frist gelöscht oder nur mit entsprechender Grundlage für spätere Möglichkeiten aufbewahrt.

30. Daten von Kindern und Minderjährigen

Die Dienstleistungen von SSR richten sich grundsätzlich an Unternehmen und geschäftliche Ansprechpartner und nicht gezielt an Kinder. Falls in einem Kundenprojekt Daten Minderjähriger bearbeitet werden sollen, sind Zweck, Rollen, Schutzmassnahmen und erforderliche Einwilligungen bzw. sonstige Grundlagen projektspezifisch zu prüfen.

31. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

SSR kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Bearbeitungen, Dienste, gesetzliche Anforderungen oder Geschäftsprozesse ändern. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen, die eine zusätzliche Information oder Einwilligung erfordern, werden die betroffenen Personen nach Massgabe der anwendbaren Vorschriften informiert.

32. Kontakt für Datenschutzanliegen

Fragen oder Begehren zum Datenschutz können gerichtet werden an: